ビジネスをしていると、管理しなければならないことがたくさんあります。 目の前にタスクをこなすよう強いる人がいない場合、明日、金曜日、または来週に延ばすのは簡単です。
この戦略は多くのプロジェクトで機能しますが、問題が発生する可能性があります (新しいタブで開きます) 金融の領域で。 監査を受けている場合は、各トランザクションの実績が必要です。そうしないと、結果に直面します (新しいタブで開きます). あなたの事業費は、あなたがでっち上げたり、知識に基づいて推測したりできるものではありません。 それらは正確である必要があり、それらを裏付ける証拠が必要です。
ビジネス経費を正確に保つための最善かつ最もストレスの少ない方法は、IRS が同時アプローチと呼んでいるものを維持することです。 これは基本的に、支出が発生したときにそれを追跡するための組織的なアプローチです。 ここでは、ビジネスの経費と財務を管理し、監査の場合に確実に備えるための 8 つのヒントを紹介します。
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1. 自分に合った戦略を選ぶ
簿記係または「QuickBooks の専門家」を雇って、財務をアウトソーシングできます。 費用対効果は高いが時間のかかる方法は、手動または電子的に経費を自分で追跡することです。
2.何を追跡するかを知る
次のアイテムを追跡する必要があります。 それぞれに戦略があることを確認してください。
- 現金流量
- 経費
- 寄付・慈善寄付
3. 経費情報を 1 か所に保管する
法律により、すべての税務記録を保持する必要があります (新しいタブで開きます) 少なくとも3年間。 これは、クラウド内のデジタル コピーまたは物理コピーのいずれかです。 サブスクリプション サービス アプリ内に経費を保存することもできます。
4. ビジネスアカウントと個人アカウントを分けておく
中小企業用に別の銀行口座を持っていると、個人的な支出とビジネスの支出を混同するのを防ぐことができます。 クレジットカードをビジネスアカウントに接続すると、そのアカウントからビジネス費用を簡単に送金することもできます.
5.テクノロジーとアプリを使用してプロセスを合理化する
従来、専門家はすべてのビジネスの領収書をマニラ封筒に保管していました。 今日では、アカウントに同期したり、領収書の写真をアップロードしたりできる、電子的でペーパーレスなオプションが多数あります。 法外な費用がかからず、使い慣れたプラットフォームを選択してください。
- Microsoft Excel には、キャッシュ フローや収入などを追跡するために利用できるテンプレートが多数用意されています。これは、取引が多すぎない中小企業に最適なオプションです。
- QuickBooks は、大規模な組織や企業が経費を追跡するために使用するサブスクリプション サービスとして機能する、広く使用されているプラットフォームです。
- 考慮すべきその他のサブスクリプションには、Expensify、Certify、および Zoho Expense (低コストのオプション) が含まれます。
さらに、アプリを利用して、特定のカテゴリの費用を追跡することもできます。 Google マップは、ビジネスのマイレージを再作成して集計するのに役立ちます。 MileIQ は、出張の移動を追跡することでマイレージを正確に追跡するための優れたアプリであり、年末にレポートを生成できます。
6. 何が控除対象となるかを理解する
これは紛争の引き金となる重要な領域の 1 つであるため、何が適格で何が適格でないかを理解することが重要です。 IRS によると、事業控除は「通常かつ必要な」ものでなければなりません。 (新しいタブで開きます) つまり、業界内の企業にとって一般的であり、事業を運営するために必要な費用です。 これには主に、プリンター用紙、モニター、コンピューター、ペンなどの事務費が含まれます。
経費が控除対象になるかどうかわからない場合は、追跡してください。 後で、税理士が、その費用を含めるかどうかを決定する際にあなたを導くことができます。
7.覚えておいてください:あなたのビジネスだけがビジネス控除を行うことができます
従業員があなたのビジネスに代わって費用を負担している場合、彼らのオプションはあなたと払い戻しについて話し合うことです. 従業員は、個人の税金を事業控除することはできません。 このルールはここ数年で変更されました (新しいタブで開きます)、そのため、結果が混乱する人もいるかもしれません。
たとえば、自宅にオフィスを持つことを帳消しにできるのは、自営業者だけです。 それ以外の場合、従業員は雇用主と払い戻しについて話し合う必要があります。
8.寄付を追跡する方法を理解する
スケジュール C で事業収入を報告する個人事業主の場合、慈善寄付は控除可能な事業費ではありませんが、個人的な収益の明細控除になる可能性があります。 スポンサーシップと引き換えに寄付が完了する場合、それは慈善活動ではなく、広告またはマーケティングに分類できます。
この記事は、Kiplinger の編集スタッフではなく、寄稿アドバイザーによって書かれ、その見解を示しています。 アドバイザーの記録は、SEC または FINRA で確認できます。
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